Software a medidas vs SaaS: ¿cuál te cuesta más a largo plazo?

¿Qué es Saas?

SaaS de las siglas en inglés Software as a Service es un modelo de software en la nube, accesible mediante una suscripción o pago mensual, que permite utilizar plataformas ya desarrolladas sin necesidad de instalación local ni desarrollo propio.

El proveedor se encarga de toda la infraestructura: alojamiento, actualizaciones y soporte técnico. Tu empresa simplemente accede al sistema a través de internet, pagando por su uso. En la práctica, alquilas una herramienta funcional, sin controlar su estructura ni decidir cómo evoluciona.

Para entenderlo mejor, miralo como una de los espacios dentro de un centro comercial. Las marcas alquilan aquellos locales por un tiempo determinado, pueden realizar sus servicios y ventas dentro de ellos, sin embargo, están sujetos a las condiciones del arrendador. No pueden modificar libremente el diseño o la infraestructura aunque esto suponga ciertas molestias en su flujo de trabajo.

¿Por qué muchas empresas eligen SaaS al comenzar?

Es una decisión lógica para muchos negocios en las primeras etapas, cuando el presupuesto es ajustado y la urgencia está presente.

Y no está mal, la mayoría de los emprendimientos priorizan operar rápidamente y con una tasa de riesgo muy baja, aquí es donde el SaaS responde a esa necesidad, es rápido de implementar, no exige una inversión alta y permite resolver proceso de venta, atención al cliente y demás.

En Perú, este tipo de soluciones ha ganado terreno entre emprendimientos, comercios digitales, academias, servicios logísticos o restaurantes ya que su promesa suele ser atractiva y una opción accesible para sus inicios.

¿Qué pasa cuando el SaaS ya no se adapta a tu negocio?

Es muy común no reconocer cuándo empiezan los problemas. Lo sabemos por experiencia. 

Muchos de nuestros clientes ya lo vivieron, lo que al inicio fue para ellos una herramienta funcional y económica, con el tiempo se volvió un gasto, restrictivo e incluso contraproducente para su crecimiento. 

Esto suele ocurrir con soluciones enlatadas como el SaaS, ya que busca resolver una necesidad en específico mas no crecer contigo por su diseño estándar dirigido a un gran sector. 

El problema no es haber empezado con una herramienta genérica. Al contrario, para muchos negocios fue la mejor decisión en su momento. El problema radica cuando esos pequeños detalles de tu solución impactan en tu flujo de trabajo y deja de acompañar a tu equipo con lo que hoy necesita para impulsar tu negocio. Es necesario actuar si ya sientes esa incomodidad, pues el ruido de los procesos ineficientes del software que hoy usas puede convertirse en un motivo para replantear si lo que hoy tienes te está ayudando a crecer, o solo te mantiene en tu zona de confort. A veces, lo único que falta es tener claro cuándo es el momento ideal para invertir en un software a medida.

Cuando la evolución de tu negocio exige un software a la medida

Puede que hoy tu empresa ya no se parezca a la que era hace un par de años. Empezaste con pocos procesos, una estructura más sencilla y herramientas que te servían para salir adelante. Pero actualmente tus equipos crecieron, las decisiones son más críticas y todo está más conectado. 

Ahí es donde las hojas de cálculo o soluciones enlatadas como el SaaS no cobran sentido en el nivel en el que tu negocio se encuentra. A largo plazo, estas herramientas pueden llevarte a gastos innecesarios, mientras que una solución a medida podría convertirse en tu nueva estrategia e incluso tu mejor inversión a futuro.

Un software a la medida no es solo una alternativa técnica. Es una forma de transformar desde la raíz el flujo de todas tus operaciones. La intención de Repiensa con un software a la medida es pensar distinto, automatizar con sentido y construir una herramienta que escale contigo. Una solución que realmente sea tuya, que puedas modificar a gusto, como una casa propia: sin términos y condiciones a los cuales aferrarse, con la libertad total para permitirte soñar.

El software a medida como ventaja y patrimonio

Cuando diseñas una solución digital pensada exclusivamente en lo que necesita tu negocio u empresa, también estás creando un activo digital. Sí, justo como te lo imaginas, al igual que un terreno o un departamento, la tecnología que será diseñada solo para tus necesidades además de ser funcional, aumenta su valor en el tiempo.

Pero claro, para que ese activo tenga sentido real, hay que construirlo con una base firme. Y eso comienza por entender cómo vive y siente tu entorno digital cada persona que interactúa con tu empresa: desde un cliente hasta tu equipo de atención o logística.

Ahí es donde entran herramientas como el Journey Map en entornos B2C, que te permite mapear con claridad la experiencia de tu cliente en cada etapa, identificando frustraciones, momentos clave y oportunidades de mejora. Es fundamental si tu software tiene contacto con usuarios finales.

Y si tu modelo de negocio es más empresarial o trabajas con otras organizaciones, el Journey Map Business puede ayudarte a visualizar el flujo de tus procesos. Este tipo de análisis es clave si quieres construir una solución que realmente responda a tu operación desde dentro.

Entonces… ¿Es mejor un SaaS o un software a medida?

No hay una respuesta única. Cada empresa tiene su propio camino, su propio ritmo y sus propios desafíos. El SaaS puede funcionar bien en las primeras etapas, cuando se necesita rapidez y lo estándar todavía alcanza. Pero hay un momento en el que eso ya no basta.

Cuando tus necesidades cambian, también cambia la solución que las acompaña. Y ahí es donde el software a medida deja de ser un lujo para convertirse en una decisión coherente con tu crecimiento.

Eso sí, una herramienta personalizada necesita un equipo que realmente entienda tu visión. Y si estás explorando ese camino, quizá valga la pena detenerte a pensar cómo elegir la empresa adecuada para desarrollar tu software. Porque más allá del código, lo que necesitas es un socio que piense contigo y sepa traducir tus procesos e ideas en tecnología útil.

Después de todo, transformar también es elegir con quién hacerlo.